【例文つき】ビジネス英語メールの書き出しで使える！シーン別10パターンを解説

ビジネスで英語を使っていると、英語でビジネスメールを送る場面もあるかもしれません。その際「どうやって書けばいいかわからない」「日本のビジネスメールとどう違うのだろう」といった疑問を持つ方もいるでしょう。

ビジネス英語メールには日本のメールと異なるルールもありますが、ポイントを押さえれば難しくはありません。またメールの書き出しとしていくつかのパターンを知っておけば、基本的なやり取りは十分可能です。

そのため今回は、ビジネス英語メールの書き出しに使えるフレーズをご紹介します。あわせてビジネス英語メールの基本ポイントを解説するので、ぜひ参考にしてください。

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ビジネス英語メールの基本

ビジネス英語メールの大きな特徴は、前置きが不要という点です。挨拶としてワンクッションいれる日本語とは違い、ビジネス英語メールの場合は結論や要点をなるべく先に書きます。

また返信がほしいときは「返信がほしい」というなど、相手に望むことをはっきり書くのもポイントです。

基本のテンプレート

まずはビジネス英語メールの基本的な形を押さえておきましょう。

• 件名
• 宛名
• 書き出し
• 本文
• 結び
• 署名

これが基本的なビジネス英語メールの流れです。たとえば「注文に対するお礼メール」であれば、以下のようになります。

これを基本のテンプレートとして、トピックや相手との関係性に合わせながら文面を変えていきましょう。

ビジネス英語メール例文［件名］

ビジネス英語メールの件名を付ける際は、以下のポイントを意識してください。

• 本文の内容を簡潔に書く
• 重要な情報はなるべく先に書く
• 単語の最初の一文字を大文字にする（キャピタライゼーション）

適切な件名を付けることで、「何についてのメールか」「どのくらい重要か」という点を相手に伝えることができます。空欄のまま送ることがないよう、注意が必要です。

キャピタライゼーションについては、前置詞や等位接続詞、冠詞は大文字にしません。また、全部が大文字にならないよう気を付けてください。

一般的な場合

本文の内容を簡単に伝えるのが件名なので、「Hello.」など挨拶のみの件名は避けましょう。内容が伝わらないうえスパムメールに見えるため、開封してもらえない場合があります。

以下は一般的なビジネス英語メールの件名例です。

ほかにも「Notification（お知らせ）」「Order（注文）」「Quotation（見積もり）」などがよく使われます。

緊急・重要な場合

緊急、あるいは重要な要件だからといって、目立たせるために記号を多用するのは避けましょう。また、相手に少なからずプレッシャーを与えることになるので、初対面に近い人に対しては使わないことが多いです。

よく使われる件名には、以下のものがあります。

いずれも日常的に使うことはせず、いざという時に使うようにしてください。

ビジネス英語メール例文［宛名］

ビジネス英語メールで宛名を書く際は、以下のポイントを押さえましょう。

• 基本の形は「Dear＋Mr./Ms.＋苗字」
• 苗字の後ろには「,」または「:」を付ける
• 複数人を記載する場合は「and」と「,」でつなぐ

ビジネスメールの場合は「Mr./Ms.」の後ろに苗字を記すのが一般的です。ファーストネームやフルネームを記載することはほとんどありません。

「Dear」を付けると丁寧な印象になりますが、相手との関係性によっては「Dear」を省略することもできます。

宛名が明確な場合

宛名が分かっている場合は、基本のポイントを押さえたうえで担当者の名前を明記しましょう。

宛名を併記する場合は、役職の高い方から順に書くようにしてください。3人以上を併記するなら「A, B, C and D」のように、最後の1人の前に「and」を付けます。

宛名が不明な場合

宛名が不明な場合によく使われるのは、以下の表現です。

「Dear Sir/Madam」は少々古い表現で、ジェンダーの観点からも最近は使われなくなってきています。そのため「To whom it may concern」を使ったほうが無難です。

ただこの表現だと「自分には関係ない」と思われる可能性もあるため、部署などがわかっている場合はできるだけ「Dear＋部署名」で記しましょう。

特定の部署に送る場合

部署宛にメールを送る場合も、「Dear」を使って書くことができます。

「Dear」は部署名やチーム名、役職名などに広く使えるので覚えておくと便利です。

ビジネス英語メール書き出し例文10シーン

ここからはビジネス英語メールの書き出し例を、シーンごとにご紹介します。

初めて送る相手の場合

初めてメールを送る相手の場合は、簡単な自己紹介から入ります。少なくとも名前と会社名、できれば部署名かプロジェクト名まで書きましょう。

自己紹介が長いと本題に入るまで時間がかかるので、必要な情報を簡潔に書くようにしてください。

2回目以降の連絡をする場合

2回目以降の連絡の場合は、1回目のような自己紹介は必要ありません。短い挨拶をした後で、すぐに本文に入るのがよいでしょう。

日本語の「お疲れ様です」に近い表現です。意味はほぼ同じですが、シンプルな「I hope you are well.」のほうが、好まれる場面は多いかもしれません。

返信の場合

相手からのメールに返信する際は、メールを受け取ったお礼から入るのが自然です。

相手との関係性によっては、「Great to hear from you.」「Thanks for your quick response.」のように、少しくだけた言い方をしても問題ありません。

お知らせ・告知の場合

お知らせや告知の場合は、知らせる内容に合わせて表現を変えることができます。

「inform」は「知らせる」という意味で、ビジネスシーンでよく使う表現です。

また後ろに文を置く場合は「that」を使いますが、名詞をおく場合は「of」や「about」を使います。

お祝いを伝える場合

昇進や受賞などのお祝いを伝える場面では、以下の表現を使ってみましょう。

「Congratulations on～」はさまざまな場面で使える便利な表現です。「Heartfelt congratulations」だと「心よりおめでとうございます」という意味になり、より丁寧にお祝いの気持ちを伝えることができます。

感謝・お礼を伝える場合

感謝やお礼の気持ちを伝える際は、以下の表現が使われます。

「appreciate」は「appreciate you」のように、人を目的語にすることができません。「appreciate your help」など、行為を表す言葉が後ろにきます。

謝罪・お詫びを伝える場合

謝罪やお詫びを伝える場合は、カジュアルな表現や省略形を避けてください。

「I am sorry」を使っても問題ありませんが、フォーマル度が高いのは「apologize」です。また部署全体、あるいは会社全体として謝罪する場合は、主語を「we」にします。

問い合わせをする場合

問い合わせをする際は、「～について知りたい」という文から書き出すとスムーズです。

そのほか「Would（Could）you～?」と丁寧な疑問文で尋ねることもできます。

依頼・お願いをする場合

依頼やお願いをする場合は、特に丁寧な文を心がけてください。

「Please＋命令文」も「～してください」と訳されますが、かなり強硬な印象を与えてしまいます。ビジネスシーンでは、「Please～」は避けたほうが無難です。

苦情・クレームを送る場合

苦情やクレームを送る際は、感情的にならず冷静に書くとよいでしょう。

問題点を端的に述べたうえで、「どうしてほしいのか」（返金してほしい、交換してほしいなど）という点まで書いてください。

データ添付で送る場合

データを添付している場合は「attach」を使って表現します。

必ずデータを添付していることと、それがどんなデータかということを伝えましょう。

ビジネス英語メールを送る時のポイント

ビジネス英語メールには、いつでも・誰にでも使える表現はほとんどありません。相手に合わせて文面を調整してください。

送る相手との関係性を考える

たとえば初対面の相手にいきなり略語を使ってしまうと、失礼な印象を与えてしまいます。逆に何度も会っている相手に対してフォーマル過ぎる表現を使うと、冷たい印象や回りくどい印象を与えるかもしれません。

基本的には相手のトーンに合わせることが大切です。たとえば相手が「Hi, Keiko」と書いているのに、こちらが「Dear Mr.Smith」では不自然でしょう。相手との関係性を考えて文面を考えてください。

コミュニケーションの段階を明確にする

相手とのコミュニケーションの段階によって、メールの書き方は変わります。会ったことはなくても何度もやりとりしているのなら、多少カジュアルな表現も使えるかもしれません。一方、一度会っているものの会話はしていない人であれば、丁寧さを残す必要があります。

親密度に応じて締めの文も変えましょう。初めは「Sincery,」を使い、慣れてきたら「Thanks,」などの表現がおすすめです。

シーンに合わせる

ビジネス英語メールを送るシーンはさまざまです。チーム内での軽いやりとりメールと取引先との挨拶メールでは、自然と文面も変わるでしょう。「ビジネスだからいつでも丁寧に」と構え過ぎず、シーンに合った自然な表現を使ってください。

また、メールを送る時間帯に合わせて「Good morning.」「Good afternoon.」などの挨拶をつけるのもおすすめです。

まとめ

今回はビジネス英語メールで使えるフレーズをご紹介しました。

相手や場面に合わせて適切な表現を使うことで、コミュニケーションがうまくいき、信頼関係にもつながるでしょう。基本の形をおさえたうえで、さまざまな表現を使ってみてください。

ここで紹介した挨拶フレーズは、ほんの一例です。
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